Das Kreuz mit dem Mahnen
Viele Unternehmen nehmen das Mahnwesen auf die leichte Schulter. Die Gründe sind verschieden, lassen sich im Großen und Ganzen aber in dreierlei Hinsicht zusammenfassen:
- Der Aufwand ist groß und verursacht Kosten.
- Die Kundenbeziehung soll nicht irritiert werden.
- Keiner weiß so recht, wie korrektes Mahnen funktioniert.
Also wird im guten Glauben, sich für das geringere Übel zu entscheiden, abgewartet. Die Kunden zahlen schon irgendwann. Nicht nur ein Irrglaube, sondern ein unter Umständen fataler Fehler.
Fatale Folgen für das Unternehmen
Ignoriert wird dabei meist, dass offene Rechnungen zu einem echten Problem für die Liquidität von Unternehmen werden können, denn sie läppern sich zusammen. Laufende Ausgaben können irgendwann nicht mehr gedeckt, neue Investitionen nicht riskiert werden – und ehe man sich versieht, sind Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsfähigkeit in Gefahr.
Es gibt keine Alternative zu einem stringenten Mahnwesen als Teil der buchhalterischen Unternehmenskultur. Sehr wohl aber gibt es Alternativen zum herkömmlichen kostenintensiven und aufwendigen Mahnwesen.
Forderungsmanagement 4.0
Im Zeitalter der Digitalisierung ist es nur angemessen, die Chancen und Potenziale zu nutzen, die damit einhergehen. Die meisten Bereiche in einem Unternehmen lassen sich durch digitale Transformation optimieren und effizienter gestalten. Das Finanzwesen bildet da keine Ausnahme.
Pluspunkt digitales Mahnwesen
Entlastung
Die Digitalisierung des Mahnwesens bedeutet eine enorme Entlastung für Unternehmen, die dazu führt, dass personelle, finanzielle und zeitliche Ressourcen geschont und für das eigentliche Kerngeschäft eingesetzt werden können. Ganze Prozesse werden verschlankt und laufen selbstverständlich im Hintergrund ab.
Flexibilität und Unabhängigkeit
Zudem bedeutet die Digitalisierung eine Zunahme an Flexibilität und Unabhängigkeit. Anbieter effektiver Mahnwesen-Software stellen diese in Form von Cloud-Lösungen zur Verfügung, die Nutzer unabhängig macht von Standort, Betriebssystem und Anzahl der Endgeräte. Für eine vollendet effektive Nutzung sollte die Software einfach in die unternehmensinterne IT-Infrastruktur integrierbar und anwenderfreundlich konzipiert sein.
Höchste Standards
Hinzu kommt, dass sich mit cloudbasierten Anwendungen zeitaufwendige und womöglich kostspielige Updates erübrigen. Der Anbieter sichert die immer aktuellen IT- und Sicherheitsstandards, will er selbst wettbewerbsfähig bleiben.
Pluspunkt automatisches Mahnwesen
Unverzügliches Mahnen
Mahnläufe setzten automatisch ein. Niemand im Unternehmen muss sich mehr mit dem lästigen Aufwand abgeben, Fälligkeiten von Rechnungen im Auge zu behalten, Mahnprozesse in Gang zu setzen, die wiederum an Fristen gebunden sind, die ihrerseits überwacht werden müssen.
Geringe Fehlerquote
Durch das automatische Mahnen werden Kunden zügig und in eskalierenden Mahnstufen an ihr Versäumnis erinnert. Keine offene Rechnung fällt mehr unter den Tisch, die Fehlerquote sinkt. Boom- und Flautephase, Urlaubs- oder Grippezeit spielen in Unternehmen keine Rolle mehr. Die Mahnwesen-Software bleibt dran.
Daraus folgt: deutliche Effizienzsteigerung
Durch den gut organisierten Mahnverlauf gehen Zahlungen zuverlässiger ein und das Risiko auf Zahlungsausfälle wird geringer. Unternehmen können sicherer mit ihrem Kapital haushalten.
Und was ist mit der Kundenzufriedenheit?
Garantierte Skalierbarkeit
Wettbewerbsfähigkeit geht mit Kundenorientierung einher. Bei aller Digitalisierung und Automatisierung sollte die Anwendung so konzipiert sein, dass sie die Anpassung an den Einzelfall ermöglicht.
Verbesserte Zahlungsmoral
Kunden bekommen das gut organisierte Mahnwesen zu spüren und lernen, dass Fälligkeiten auch tatsächlich Fälligkeiten sind. Dieser erzieherische Effekt beeinflusst die Zahlungsmoral säumiger Kunden nachgewiesenermaßen.
Geschontes Geschäftsverhältnis
Wenn verbummelte Rechnungen das Geschäftsverhältnis nicht wiederholt und dauerhaft belasten, ist das von Vorteil für beide Seiten. Konsequentes Mahnen sorgt für einen verantwortlichen und zuverlässigen Umgang miteinander.
Bilendo: Eine Lösung, ein Komplett-Paket
Die B2B-SaaS-Anwendung Bilendo automatisiert und optimiert das Mahnwesen von Unternehmen im oben beschriebenen Sinne. Die monatlich miet- und kündbare Lösung ist in verschiedenen kostengünstigen Paketen erhältlich.
Kurz und bündig zusammengefasst beläuft sich die umfassende Leistung von Bilendo auf folgende Punkte:
- Kaufmännisches Mahnwesen per E-Mail und Post
- Automatischer Mahnversand
- Schnellere Mahnläufe
- Stabilere Liquidität für Unternehmen
- Mehr Zeit durch freie Ressourcen
- Kostenreduktion
- Geringere Fehlerquote
- Keine personelle Abhängigkeit
- Moderne Kommunikation zum Kunden
- Skalierbarkeit
- Tägliche Offene-Posten-Übersicht
- Inkasso-Funktion für Forderungen
- Professionelles und stringentes Auftreten
- Flexibilität und Unabhängigkeit
- Geschonte Nerven
Fazit
Verdientes Geld sollte auf dem Unternehmenskonto eingehen und nicht nur auf dem Papier offener Rechnungen bestehen. Die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens kann davon abhängen. Ein gut organisiertes Mahnwesen leistet hierzu einen entscheidenden Beitrag. Am zuverlässigsten und effektivsten lässt sich das Mahnwesen durch die Möglichkeiten der Digitalisierung optimieren. Eine Anwendung, die eine solche Komplettlösung anbietet, ist die Mahnwesen-Software Bilendo .
