Kassensysteme und Kassenterminals im Vergleich

Von der Kassenfunktion zu Zusatzfunktionen wie Tischreservierungen und Loyalitätsprogrammen

Die heutige Welt der Kassensysteme und mobilen Terminals haben ihren Ursprung in der klassischen Registrierkasse, welche 1879 von James Ritty entwickelt wurde. War früher die Vermeidung von Diebstahl durch das eigene Personal durch Integration der Kassenlade im Fokus, decken moderne Kassensysteme ein breites Spektrum an Funktionen ab. Dabei haben sich Transaktionen über bargeldlose Zahlungsmittel wie Girocard und Kreditkarten (Visa, MasterCard und American Express) als Kernfunktionalität etabliert, ergänzt durch Servicefunktionen wie Tischreservierungen, Bonierungen oder Loyality- bzw. Bonuskarten zur Kundenbindung. Häufig wird der Begriff “Kassensystem” durch “POS-System” ersetzt. Hat man in der Vergangenheit POS als Point of Sale bezeichnet, spricht man bei modernen Kassensystemen mit Zusatzfunktionen heute von Point-Of-Service-Systemen.

Kassensysteme, mobile Terminals und iPad, iPhone und Android-Terminals

Bei der Auswahl eines geeigneten POS-Systems muss man die Örtlichkeit des Bezahlvorgangs in Betracht ziehen. Wo findet die Zahlung statt? In Retailstores, Kaufhäusern oder im Lebensmittelhandel gibt es feste Standorte für Kassensysteme, welche häufig zusätzliche Systeme wie einen Drucker, einen zweiten Kundenbildschirm oder eine Kassenlade etc. benötigen. Im Gegensatz dazu sind in der Gastronomie mobile Terminals im Einsatz, die dem Personal den Bezahlvorgang direkt am Tisch des Gastes ermöglichen. Abhängig vom Verwendungszweck können Kassensysteme auch mit mobilen Terminals im Verbund eingesetzt werden.

Während mobile Terminals in der Gastronomie mittels WLAN oder Bluetooth mit dem Netzbetreiber via Internet in Verbindung stehen, benötigt man zum Beispiel im Taxigewerbe mobile Terminals mit einer GSM-Mobilfunkverbindung um an jedem Standort die Zahlung via Girocard oder Kreditkarte durchführen zu können. Durch die Mobilität von mobilen Terminals ist auch die Möglichkeit gegeben diese nach Arbeitsende sicher in einem Tresor zu verstauen. Mittlerweile haben sich, ergänzend zu den mobilen Terminals, auch iPad-, iPhone und Android-Lösungen am Markt etabliert. Diese Endgeräte sind leicht zu bedienen und können mit der Installation einer individuellen Kassensoftware für diverse Branchen verwendet werden.

Ipad Kasse

POS Kassenterminals: Online- und Offline-Terminals?

Neben den Terminals und POS-Systemen ist entscheidend, mit welcher Software und Zusatzdiensten die Kassensysteme ausgestattet sind. Je nach Branche und Notwendigkeit der Integrationstiefe in vorhandene Systeme, kann man Kassensysteme um diverse Funktionen erweitern. Häufig ist eine Anbindung an ein vorhandenes Warenwirtschaftssystem sinnvoll. Aber auch zentral abrufbare Daten aller mobilen Terminals und deren Stand zu Schichtumsätzen, Stornos und Fehlermeldungen werden angeboten.

Neben der Erweiterbarkeit von Kassensystemen um Zusatzdienste werden Online- und Offline-Terminals angeboten. Bei Offline-Kassensysteme werden alle Daten in der eigenen Systemlandschaft gespeichert, wohingegen Online-Systeme die Daten dezentral in der Cloud ablegen. Dadurch ergeben sich einige Vor- und Nachteile.

Vorteile und Nachteile von Online-Kassensystemen

+ immer aktuellste Software-Version - wird ohne Service-Techniker direkt eingespielt
+ Datensicherung und Backup erfolgt durch Anbieter in der Cloud
+ Bei Einbruch und Zerstörung von Hardware entsteht kein Verlust von Daten
+ Online-Dokumentation / Guidance jederzeit, teilweise direkt am Kassensystem abrufbar

- Keine oder eingeschränkte Nutzbarkeit bei Ausfall der Internetanbindung
- Lösungen, welche auf iOS basieren sind durch die Hardwarekosten sehr teuer
- Geschäftsdaten liegen in der externen Cloud
- Zur Anbindung an das Internet muss eine gute WLAN-Abdeckung vorhanden sein
- Hohes Risiko von Angriffen durch Hacker, Trojaner, Viren

Vorteile und Nachteile von Offline-Kassensystemen

+ Keine Kosten für die Anbindung an das Internet (WLAN-Hardware + monatliche Kosten für den Internet-Service-Provider)
+ Geschäftsdaten liegen ausschließlich lokal vor
+ Kein Sicherheitsrisiko durch Anbindung an das Internet
+ Großes Angebot von preiswerten Kassensystemen, welche auf Standard Windows-Systemen, teilweise mit Touchscreen und großen Angebot an Zusatzhardware, laufen

- Soft- und Hardware-Updates müssen selbst oder über einen Service-Techniker durchgeführt werden.
- Hoher interner und/oder externer Aufwand bei der Installation der Kassensysteme
- Datensicherung muss regelmäßig selbst durchgeführt werden
- Teure Service-Kosten durch externe Dienstleister

EC-Karten und Kreditkarten bei Kassenterminals

Wenn Sie ausschließlich bargeldlose Zahlungsmittel über das Kassensystem anbieten, sollte die Akzeptanz von EC-Karten bzw. Debitkarten (Maestro & VPAY), Visa- und MasterCard als auch American Express vorhanden sein. Dabei müssen Sie beachten, dass Sie unterschiedliche Transaktionsgebühren auf Ihren Umsatz zahlen müssen. Generell ist die Transaktionsgebühr bei Debitkarten um mindestens den Faktor zwei günstiger als bei Kreditkarten. Die höchste Transaktionsgebühr zahlen Sie bei American Express. Daher verzichten einige Händler auf American Express, wenn ihre Kundengruppe nicht nach der Bezahlmethode verlangen. Daher sollten Händler eine klare Vorstellung von den Zahlungspräferenzen ihrer Kunden haben.

Kosten für bargeldlose Transaktionen an POS-Systemen

Als Orientierung finden Sie nachfolgend durchschnittliche Kosten für bargeldlose Transaktionen an POS-Systemen. Je nach Anbieter und Netzbetreiber können die Preise für Transaktion variieren.

EC-Karten (Girocard, VPAY und Maestro): ca. 0,95 % je Transaktion
Visa- & MasterCard: ca. 2,5 bis 2,75% je Transaktion
American Express: ca. 2,75% je Transaktion

Um Barzahlungsvorgänge zu unterstützen können Sie Ihr Kassensystem auch um eine Kassenlade erweitern.

Kassensysteme – Kaufen oder Mieten

Sie können die Kassensysteme und zugehörige Software kaufen oder mieten. Sowohl der Kauf als auch die Miete haben Vor- und Nachteile. Eine eindeutige Empfehlung kann man nicht aussprechen. Abhängig von dem Geschäftsmodell, der Branche oder auch der Nutzungsdauer bieten beide Varianten Vorteile. Der Kauf von Hard- und Software kann, je nach Anzahl der Kassensysteme, schnell einige tausend Euro betragen. Bedenken Sie aber, dass Sie Eigentümer des Terminals sind und somit alle Zugriffe zu Software und Daten kontrollieren. Bei Mietmodellen müssen Sie unbedingt darauf achten, wie Sie nach Kündigung Zugang zu Ihren Daten erhalten. Kündigungsfristen sind ebenfalls zu berücksichtigen. Mietmodelle machen aufgrund der geringen Investitionen insbesondere bei kleinen Unternehmen oder kurzzeitiger Verwendung von mobilen Terminals Sinn. Beispielsweise werden Saisonlizenzen für Beachclubs, Biergärten und Skihütten, Monatslizenzen für das Oktoberfest, Jahrmärkte und Frühlingsfeste, Wochenlizenzen für Stadtfeste und Festivals oder Tageslizenzen für Firmenveranstaltungen, Silvester, Geburtstage oder Hochzeiten angeboten.

Gesetzliche Anforderungen und Sicherheit für Kassensysteme

Seit 01.01.2017 müssen die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) von allen in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Einnahmen verbuchen, eingehalten werden. Als Unternehmensinhaber haften Sie für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und der damit verbunden Aufbewahrungsfristen. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Kassensysteme diese Anforderungen erfüllen oder Sie diese mit einer aktuellen Software updaten bzw. ein neues Kassensystem anschaffen. Bei einer Betriebsüberprüfung durch die Finanzbehörden kann es ansonsten ungemütlich werden. Ausgenommen hiervon sind klassische Registrierkassen. Diese müssen nicht durch elektronische Terminals ersetzt werden.

Darüber hinaus müssen Sie in Abhängigkeit Ihrer Vertriebskanäle, Branche und Anzahl von Transaktionen den Sicherheitsstandard Payment Cards Industry Data Security Standard (PCI DSS) einhalten. Hierzu wird Ihr Unternehmen regelmäßig geprüft.

Was ist PCI DSS?

Bei PCI DSS handelt es sich um teilweise aufwendige sowie kostenintensive Sicherheitsmaßnamen, die zur Datensicherheit von Kreditkartenunternehmen vorgeschrieben sind. Der Payment Cards Industry Data Security Standard basiert auf den Sicherheitsprogrammen von Visas AIS (Account Information Security) sowie Mastercards SDP (Side Data Protection). Die Zertifizierungsanforderungen werden in vier Kategorien unterteilt. Einen Überblick über die vier Kategorien und die daraus folgenden Standards bietet unser Guide "Was bedeutet PCI für Ihr Payment"