Kassensysteme im Einzelhandel

Lange dominierten klassische Registrierkassen den Einzelhandel. Doch Faktoren wie Abrechnungsvorgänge und Bestandspflege kosten Zeit und Ressourcen und können von kleinen Unternehmen mit wenig Personal nur schwer bewältigt werden. Hinter dem Begriff “digitales Kassensystem”, oder auch POS-System genannt, verbirgt sich die Lösung solcher Probleme. In unserem Guide lesen Sie, wie diese Lösung im Detail aussieht.

Digitale Bestandsverwaltung und Einkaufsoptimierung

Wird ein Kauf getätigt, aktualisiert eine moderne Registrierkasse automatisch die Bestandsdaten. Zudem werden Wareneingänge digital an die Kasse übertragen. Somit hat der Händler zu jederzeit einen genauen Überblick über seine Produkte und kann rechtzeitig fehlende Waren nachbestellen – auch der Bestellprozess kann automatisiert werden. Weiter ist es für einen Einzelhändler nahezu unmöglich die Kundenbeliebtheit all seiner Produkte auswendig zu kennen. Ein digitales Wirtschaftswarensystem bietet die Möglichkeit einer laufenden Erfassung von Verkäufen. Der Händler spart sich so Zeit und Kosten und kann die Nutzung seines Lagers bzw. der Verkaufsfläche perfektionieren.

Vereinfachtes Kassieren

Moderne Kassensysteme legen großen Wert auf eine simple und schnelle Usability. Die Angestellten brauchen in der Regel keine großen Computerkenntnisse – eine kurze Einführung genügt. Reklamationen, Stornos und Retouren stellen keine Probleme dar und auch Privatentnahmen und -einlagen sind möglich. Ein besonderes Plus von digitalen Kassensystemen ist die Erstellung von einzelnen Verkäuferprofilen. Diese können mit verschiedenen Rechten angelegt werden. Zusätzlich kann der Umsatz jedes einzelnen Verkäufers festgehalten werden. Auch bei der Inventur kann Zeit eingespart werden, indem Artikel in mehrere Gruppen und Bereiche gegliedert werden und Waren nicht mehr einzeln erfasst werden müssen. Außerdem können verschiedene Nutzerprofile angelegt werden. Das heißt, mehrere Verkäufer sind in der Lage mit einem Tablet zu arbeiten und unterschiedliche Warenkörbe zu eröffnen. Sobald ein Kunde fertig mit dem Einkauf ist, kann er abkassiert werden. Aufgrund der Zeitersparnis und der optimierten Betriebsabläufe, können sich Händler bzw. Verkäufer besser auf die Kundenberatung fokussieren.

Kundengewinnung durch Rabattaktionen

Kassensoftware-Programme bieten oft verschiedene Preisaktionen an. So hat der Händler die Möglichkeit, neuen Kunden mittels eines speziellen Rabatt-Angebotes einen Kaufanreiz zu bieten. Nach seinem ersten Einkauf erhält der Kunde einen Rabattcoupon für den nächsten Einkauf. Wird der Kunde dadurch von einem erneuten Kauf überzeugt, kann er im nächsten Schritt in ein selbstgestaltetes Bonusprogramm integriert werden. Dies kann eine Kundenkarte sein, die z.B. Treuevorteile, wie Sonderaktionen oder weitere Rabatte, gewährt.

Umsatzsteigerung durch Einbindung vieler Zahlungsmethoden

Aktuelle POS-Systeme beinhalten meist ein kompatibles Kartenzahlungsmodul. EC- und Kreditkartenzahlung sollte in der heutigen Zeit fast schon zum Standard gehören. Allerdings hinken viele Einzelhändler in diesem Bereich noch hinterher. Auch Bezahlfunktionen wie Sofortüberweisung oder PayPal werden gerne von Kunden benutzt und sollten ggf. eingebunden werden. Allgemein deckt ein größeres Bezahlangebot auch eine größere Kundenanzahl und damit Umsatzpotential ab.

Vorteile durch Online-Anbindung

Möchte ein Händler seine Waren auch online verkaufen, bietet ihm ein modernes Online-Kassensystem viele Zusatzleistungen. Über einen zentral verwalteten Produktkatalog kann er entscheiden, welche Waren auch auf der Online-Plattform angeboten werden sollen. Warenbestände werden automatisch aktualisiert und der Aufwand im Vergleich zu einem klassischen Online-Shop sinkt enorm.

Online- und Offline-Kassensysteme

Will ein Einzelhändler ein modernes Kassensystem integrieren, muss er sich zwischen einem Online-und einem Offline-Kassensystem entscheiden. Wir haben die entscheidenden Unterschiede aufgelistet.

Online-Kassensystem

Grundvoraussetzung eines Online-Kassensystems ist eine permanente Verbindung mit dem Internet ansonsten funktioniert das Kassensystem nicht.

Vorteile eines Online-Kassensystems

Ein großer Vorteil ist die Flexibilität bei der Auswahl der Hardware. Online-Kassensysteme laufen meist in einem Web-Browser. Damit können Kassenprogramme Plattformübergreifend (iOS, Windows, Android) laufen. Zudem muss man das Kassensystem, das im Browser funktioniert, nicht extra installieren und es wird immer mit der aktuellsten Version gearbeitet.

Nachteile eines Online-Kassensystems

Laufende Kosten sind ein negativer Faktor des Online-Kassensystems. Neben den monatlichen Gebühren der Kassensoftware, fallen auch Kosten für den DSL-Anschluss an. Durch die permanente Internetverbindung ist das System verstärkt der Gefahr von Schadprogrammen ausgesetzt. Deshalb ist eine Sicherheitssoftware essentiell. Zudem sollte das Gerät nicht für außerbetriebliches Surfen im Internet oder das Herunterladen von anderweitigen Apps verwendet werden.

Offline-Kassensystem

Im Unterschied zum Online-Kassensystem braucht das Offline-Kassensystem keine Internetverbindung – weder für die Registrierung, noch für den Betrieb.

Vorteile eines Offline-Kassensystems

Ein Offline-Kassensystem fällt in der Regel günstiger aus. Das liegt daran, dass hauptsächlich nur ein einmaliger Anschaffungspreis (plus evtl. Kassensoftware-Lizenz) anfällt. Durch den nicht benötigten Internetanschluss wird auch das Risiko eines Virenbefalls gesenkt. Weiter liegen alle Umsatzdaten ausschließlich beim Händler. So ist dieser nicht abhängig, falls Probleme beim Kassensystem-Anbieter auftreten sollten.

Nachteile eines Offline-Kassensystems

Oft benötigt ein Offline-Kassensystem einen höheren Zeitaufwand, da der Händler die Grundeinrichtung und Installation selber vornehmen muss. Kommt es hierbei zu Problemen, kann der Anbieter keine direkte Unterstützung anbieten, da das Gerät nicht internetverbunden ist.

Bei der Beschaffung eines POS-Systems muss der Händler darauf achten, dass das System gesetzeskonform Buchhaltung führt. Dies nennt man GoBD-konform:

Was bedeutet GoBD?

„GoBD-konform“ ist ein gängiger Begriff im Kassensystem- „Business“. Der Begriff bedeutet „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Betriebe müssen alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren.

iPad-Kassensysteme

Ein aktueller POS-System- „Trend“ sind iPad-Kassensysteme. Doch lohnt sich als Einzelhändler diese Art von Kassensystem?Egal ob Computer-Shop, Modegeschäft oder Lebensmittelladen – iPad-Kassensysteme gewinnen zunehmend an Beliebtheit.

Wie funktionieren iPad-Kassensysteme?

Zunächst wird eine Kassensoftware für das iPad benötigt. Diese werden durch iPad-Kassenanbieter bereitgestellt. Durch die Integration dieser Software wird das Gerät zu einem Touchscreen-Kassensystem. Weitere benötigte Devices werden mit WLAN bzw. Bluetooth verbunden. Grundvoraussetzung für ein funktionierendes System ist WLAN. In der Regel können bei iPad-Kassensystem-Anbietern ganze Hardware- „Packages“ erworben werden. Darin befinden sich dann u.a. iPad, WLAN-Router, Bondrucker usw.

iPad-Kassensysteme haben den Vorteil, dass der POS frei wählbar und flexibel ist. Zudem ist eine Erweiterung des Kassensystems relativ simpel und bedeutet keinen großen Aufwand für den Händler. Besitzt der Händler ein iPhone, kann er auch unterwegs auf das Kassensystem zugreifen und Umsätze kontrollieren. Neben diesen praktischen Faktoren spielt auch das Design eine Rolle. In der Regel hinterlassen iPads optisch einen guten Eindruck beim Kunden.